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BPMサンプルフロー 100選

[#93] 自社にあわせた、立替払いの精算と請求書支払業務

プロセスフロー:立替払の精算業務

立替払いの申請を受け付け、または立替払いの予定を登録して、精算処理をする業務フローです。

申請する

立替払いを行った従業員は各自が手動でプロセスを開始、立替金の内容と金額を登録します(1.立替金申請)。

申請がされると、申請者の上司に申請内容を確認するタスクが割り当てられます(2.立替金承認)。確認の結果がNGであれば、申請者にタスクが戻されます(3.指摘対応)。

経理による確認と振込処理

上司による確認が終わると、経理に申請内容を確認するタスクが割り当てられます(4.立替金経理承認)。確認の結果がNGであれば、申請者にタスクが戻されます(3.指摘対応)。

経理での確認でも問題がなければ、振込が行われ(5.振込実行)、プロセスは終了します。

経理からの申請

プロセスは上記の他、経理担当者が支払予定を入力して開始する場合や、外部システムからプロセスが呼び出され、自動で開始する場合があります。いずれの場合も、経理担当者が支払予定の入力を行います(1b.支払予定入力)。

金額が10万円以上の場合には、経理部長に確認を行うタスクが割り当てられます(2b.部長承認)。確認結果がNGであれば、再度、申請した経理担当者にタスクが戻されます(1b.支払予定入力)。

10万円以下の場合、あるいは経理部長の確認で問題がなかった場合には、振込が行われ(5.振込実行)、プロセスは終了します。

プロセスフロー:請求書支払業務

請求書を受け付け、内容を確認し、請求書の支払い処理を行う業務フローです。

請求書の登録

請求書支払いの予定を入力し(0.請求書予定)、その後、受け取った請求書の内容を入力します(1.受領請求書登録)。または、受け取った請求書の内容を入力するところから直接スタートすることも出来ます(1.受領請求書登録)。

決済者による確認

申請がなされると決済者に請求書の内容を確認するタスクが割り当てられます(2.請求書承認)。確認の結果がNGであれば、申請者にタスクが戻されます(3.指摘対応)。

経理による確認

次に、経理に請求書の内容を確認するタスクが割り当てられます(4.請求書経理承認)。確認の結果がNGであれば、申請者にタスクが戻されます(3.指摘対応)。

確認の結果問題なければ、承認作業は完了してプロセスは終了しますが、必要な場合は外部システムに対し請求書の情報が送信されます。

まとめ

社外への支払いの業務、立替払と請求書支払の業務をそれぞれ作り込んだものです。

どちらの業務についても、申請を出し、上司が確認し、経理が確認して処理する基本的な承認フローが大まかな流れですが、あわせて業務の必要に合わせた作り込みもなされています。

特定の条件を満たす場合にのみ必要になる承認や、それぞれ違う申請経路が複数作り込まれています。また、外部システムから業務フローが自動的に呼び出されたり、処理の結果を外部システムに自動で連携するなど、外部システムとの連携も作り込まれています。

BPMでは必要に応じてさまざまな承認フローを現場主導で作れるだけでなく、必要に応じて迅速かつ柔軟に業務の細部まで作り込めることも特徴です。システムの承認フローの機能にあわせて業務を行うのではなく、システムの機能を業務の必要に柔軟にあわせることができます。


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本記事のサンプルは ワークフローサンプル 様の
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