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[#92] 稟議書の内容を確認する人を、回付中に増やすことができる稟議のフロー

プロセスフロー:回付中に承認者を増やせる稟議フロー

稟議書の内容を確認する人を、稟議書の回付中に増やすことができる稟議のフローです。

稟議書を用意する

稟議が必要になった人はプロセスを開始、稟議の内容を入力します(1. 稟議書を書く)。プロセスは社員の誰でも開始することができます。

上司による内容確認と承認・非承認

稟議が起案されると、起案者の上司に内容を確認し承認ないしは非承認の判断をするタスクが割り当てられます(2. 稟議書を承認する)。上司は、内容についてOKかNGを、あるいは他の人にも内容を見てもらう判断をします。

修正指摘対応(NGの場合)

上司がNGと判断した場合は、タスクは起案者に戻されます(1x. 修正指摘に対応する)。起案者は内容を修正して再申請するか、あるいは提案を取り下げます。

取り下げた場合はプロセスは終了します。再申請した場合は再度上司に確認のタスクが割り当てられます。

他の人によるチェック

上司が他の人にも内容を確認してほしいと判断した場合は、確認して欲しい人に稟議書にコメントをするタスクが割り当てられます(2x. 稟議書にコメントする)。

コメントがなされると、再度上司に確認のタスクが割り当てられます。このチェックは繰り返し、相手を変えて行うことができます。掲示板型の「社内通信」を利用すれば、誰がいつ、どのようなコメントを残したのか参照することができます。

承認と結果報告

上司がOKを出すと、期中支払額が50万円を超える場合には、本部長に内容を確認するタスクが割り当てられます(3. 稟議書を承認する)。超えない場合には上司のOKで承認されます。

承認されるとタスクは起案者に戻され、実施後の結果報告(4. 企画実行結果を報告する)を待ちます。報告がなされるとプロセスは終了します。

まとめ

どの申請を誰が承認するか、あるいはどんな申請・どんな内容の場合に誰に何を確認してもらう必要があるのか、申請のルールを仔細に決めるのは大変です。

様々な場合を考えてルールとして書き出してみても、実運用してみると実際に見てもらいたい人と違ってしまうことも起こるかもしれません。例えば、今回はこの人がキーパーソンだから目を通してもらいたい、専門性のある内容なので○○さんに見てもらわらないと判断ができない、さまざまな場合について事前に考えておくのはちょっと大変です。

そこでここでは、稟議書の内容に応じて必要な人に確認を依頼できる仕組みを取り入れています。つまり「状況に応じて柔軟に対応」できる作りになっています。

その一方で「必ず守ってもらうこと」の徹底も併せて実現しています。申請は上司が確認すること、期中支払額が50万円以上の場合には本部長が確認すること、提案後の結果報告をすること、これらは必ず守ってもらう仕組みとなっています。

また、「人の運用で柔軟に対応した」場合、誰がどのように確認してOKが出たのか解らなくなってしまうこともありますが、BPM上なら「誰がどのように確認してOKが出たのか」記録が残りますからそのようなことも起こりません。「柔軟」だけれども「いい加減にはならない」仕組みが実現できます。

このようにBPMでは、「きっちり決めて必ず守ってもらうこと」と「決めずに柔軟に運用すること」をうまく組み合わせることができます。しかも、GUI上でプロセスはどんどん修正できますから、まずは業務を動かしてから、決めること決めないことを考え、業務を日々作り直してゆくことも出来ます。


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本記事のサンプルは ワークフローサンプル 様の
回付中に承認者を増やせる稟議フロー を元にしております。

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