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BPMサンプルフロー 100選

[#91] 組織構造が変化しても大丈夫な決済稟議フロー

プロセスフロー:決済稟議フロー

金額に応じて承認ルートが変わる決済稟議フローをBPMで実現したものです。

稟議申請

このプロセスは社員の誰でも開始することができます。決済稟議が必要な人は、このプロセスを開始し、申請する内容を入力します(1. 稟議申請)。

直属の上司による確認

申請が出されると、自動的に提出者の上司に内容確認のタスクが割り振られます(2. 上司承認)。承認されなかった場合は提出者に差し戻され、内容を修正して再提出するか、あるいは申請を取り下げます(1a. 修正対応)。

金額に応じた決済フロー

上司の承認後、決済金額に応じて、部長による承認(3. 部長決裁/承認)、役員による承認(4. 役員決裁/承認)、社長による承認(5. 社長決裁/承認)、取締役による承認(6. 取締役決裁/承認)が行われます。同じく、承認されなかった場合は提出者に差し戻しになります。

承認完了

金額に応じて必要な承認を得ると、提出者に承認されたとしてタスクが戻ってきます(確認)。提出者は承認されたことを確認し、プロセスは終了となります。

まとめ

このプロセスの特徴は、承認者を『組織構造』で指定せず、『ロール』で指定している点です。『ロール』とは、組織構造に関係なく設定できるまとまりやグループのことで、ここでは決済権限に関するグループを『決裁権限ロール』として設定しています。

BPMでは組織構造により決済ルールを指定する事も出来ます。例えば「開発部員」は「開発部長」に承認をもらい、一定金額以上なら「社長」の承認も必要、というように決済ルールを設定することができます。

しかし、組織構造によってプロセスを作成した場合、例えば開発部の下に「課」や「開発グループ」を設ける場合や、開発部長の上に「開発本部長」を設ける場合など、組織構造の変更があるとプロセスの作り直しが必要になることがあります。

そこで、決済者を組織構造で直接指定せず、決済権限を『ロール』として設定したのがこのプロセスです。これにより、組織構造の変更があっても『組織構造』と『決裁権限ロール』からBPMが決済者を自動認識可能になります。

このように『ロール』を上手く使うことで、組織構造の変更に強いプロセスを実現し、さらには組織構造を迅速に変更できる組織を実現できます。

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本記事のサンプルは ワークフローサンプル様の
稟議ワークフローに大事な「組織」と「ロール」  を元にしております。

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