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[#90] 様々な承認経路がある業務を、業務の実態に即して効率的に一元管理

プロセスフロー:調達決裁業務

複数の承認経路を持つ調達決済業務をBPMにしたものです。

三つの承認経路

このプロセスフローの特徴は三つの承認経路があることです。まず、調達作業の担当者が自分で申請する経路(「1.起票」から)、他の人が担当者に調達作業をお願いする経路(「0.起票指示」から)、そして決済権限者自身が申請するため承認作業が不要となる経路です(「4.起票指示」から)。

申請と承認作業

申請の起案は、調達担当者が自分で申請する場合と、調達担当者が他の人からの依頼を受けて行われる場合があります。申請が行われると、マネージャに対して自動的に内容確認と承認/却下の判断を行うタスクが割り当てられます。

マネージャは必要に応じ、BPM上で他の人に申請内容を確認してもらい同意を得るお願いができます。これは誰に対しても・何回でも必要な回数だけ行うことができます。

マネージャは必要な確認を行った後、却下ないしは承認の判断をします。

役員決済

マネージャの承認を得た後、指定した条件を満たす場合には(ここでは「外部へ100万円以上」の場合)、BPMにより自動的に役員に対し内容の確認と決済を求めるタスクが割り当てられます。

実施と実施確認

承認処理が完了すると、自動的に電子メールで「決済通知」が調達担当者に送付されます。担当者は調達を行い、調達作業を行ったことをBPMに入力します。

調達作業の完了がシステムに登録されると、調達作業がきちんと実施されているかどうか確認するタスクがマネージャに割り当てられます。問題ないことが確認されれば処理は完了、要確認事項や再実施が必要なことがあれば、担当者に差し戻しされます。

権限者による特別な申請経路

上記の承認ルート以外に、特別な権限を持っている人の申請ルートが用意されています。その場合、承認処理は不要となっており、入力を行うとすぐにBPMから調達担当者に調達作業のタスクが依頼されます。

まとめ

シンプルに整理された業務手順が十分に機能するよう整備されていることが本来望ましくとも、実際の業務では「この場合は例外としてこういう処理をすることになっていて・・」というようなことは良くあります。

そのような場合、例外的な対応により業務を進めることにすると、例外処理が常態化して業務手順が守られなくなることもあります。しかし例外的な場合も含めて手順を決めると、事務処理が煩雑になって業務効率の低下につながる場合や、承認経路ごとに処理記録があちこちに分散し業務の一元的な状況把握が難しくなることもあります。

BPMでなら、事務処理を複雑にすることなく業務の効率性を維持しつつ、現状に即し状況に応じて業務の手順を定義することができます。

例えば、新たに四つ目の承認経路が必要となった場合にも、現状の業務に柔軟に追加することができます。また、承認経路が複雑になっても、BPMにより自動的に処理が進むため、各担当者が頭を悩ませることはありません。

さらに、業務の実態が実情に即してきちんと記録され、なおかつ一元的な管理も実現できます。例えば、決済においてどういう人にどういう確認と同意を求めたか、また「現場担当者によるボトムアップな決済処理」と「トップダウンで行われた決定」が、それぞれきちんと区別されて記録に残ります。

このように、業務の現実としては良くある、様々な承認経路や例外的な処理がある場合においても、BPMならば現状をうまく受け入れながら業務改善に取り組むことができます。

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本記事のサンプルは ワークフローサンプル様の
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