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BPMサンプルフロー 100選

[#80] 契約内容のチェック作業をBPM化で効率化する

プロセスフロー:契約を締結する

契約書案の登録

このプロセスでは、「先方作成の契約書」の場合でも「当方作成の契約書」の場合でも同じ手続き手順を踏んで処理を行います。いずれの場合もBPMで契約書案をシステムに登録する(1. 契約書案を登録する)ことでプロセスは開始します。

上司による承認

上司による確認が必要な場合には、上司に自動的にタスクが割り当てられます。上司は契約書案の確認を行い承認するかどうか判断します(2. 契約書案を承認する)。

指摘事項がある場合には再度提出者の社員に契約案が戻されます(1x. 上司指摘に対応する)。

法務担当による承認

法務担当による確認が必要な場合は、法務担当にタスクが割り当てられます。法務担当は契約書案を確認して承認するかどうか判断します(3. 契約書案を承認する)。

指摘事項がある場合には再度提出者の社員に契約案が戻されます(1y. 法務指摘に対応する)。

契約を結ぶ

チェックを経た契約書案は、先方の合意を得ると、その旨をシステムに入力します(4. 先方の合意を得る)。合意を得た契約案は上司によって確認され(5. 契約確認)、その後、総務担当者にサイン押印して郵送するタスクが割り当てられます(6. サイン押印郵送)。

まとめ

ビジネスには契約はつきものです。契約内容の確認と締結作業はとても大切な作業ですが、面倒な作業になりがちです。そこで、しっかりと内容を確認して契約を結ぶと同時に、業務の効率化も図りたいところです。

契約の締結において、確認の手間が多くかかってしまうことがあります。

例えば、大企業は取引を始める前にNDAの締結を求めることが多いですが、その契約の雛形の内容は「不正競争防止法」の内容と重複している内容や、書かなくても良い基本的な権利について改めて書かれているなど、決まり文句の内容が多々あることがあります。契約を受ける側はあまり内容のない決まり文句の部分についても、妙なことが書かれていないかをチェックする作業を強いられます。

また、チェック作業には上司が確認すべき内容のチェック、法務が確認すべき内容のチェックがあります。チェックの必要な時にだけ、対応すべき人に契約書案をチェックするタスクを割り当てることで業務を効率化できます。このプロセスでは上司のチェックや、法務のチェックを条件次第で省略できるようになっています。

例えば、当方提示の雛形による契約の場合、法務によるチェックは省くことができます。また「個別委託契約」の様に価格要素しかない契約書の場合も、法務チェックは省略することができます。「NDA締結」の様に取引商談上の意味合いが非常に薄い契約であれば、上司による承認は省略することができます。自分自身に業務権限があって、法務に確認を取るまでもない些末な契約であれば、チェックを両方とも省略することも考えられます。

また、「4. 先方の合意を得る」のタスクでは、場合によっては法務や上司に相談する場合もあるなど、実際には様々な定型的でないタスクが発生することがあります。しかし、定型的でないプロセスはBPM上での効率的なプロセス定義が難しいことがあります。そのような場合には、大きな括りのタスクとして定義しておき、詳細はマニュアル整備(この場合では、譲歩ラインに関するルールなど)や担当者の交渉スキルで対処して対応することができます。

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本記事のサンプルは ワークフローサンプル様の
契約締結進捗はワークフローで管理せよ を元にしております。

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