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BPMサンプルフロー 100選

[#79] 成果物も併せてしっかり管理する、部下への作業依頼と進捗管理

プロセスフロー:作業依頼と成果物の管理

部下への作業の依頼と依頼作業および、その成果物を管理する業務フローです。

作業の依頼

誰かに作業を依頼したい人はプロセスを開始し、依頼したいことを登録します(0.仕事内容の提案)。依頼が登録されると、作業担当者の上司に担当者へ作業を指示するタスクが割り当てられます(1.仕事内容の指示)。

スケジュールの調整

上司が作業を指示すると、担当者は依頼内容に対していつまでに完了させるか回答します(2.スケジュールの回答)。回答内容を上司が再度確認し(3.スケジュール承認)、必要な場合は却下して再度回答しなおしてもらいます。

作業と成果物の登録

上司が承認すると担当者は作業を行います。作業が完了すると作業成果物を登録します(4.成果物登録)。

上司による確認

成果物が登録されると、上司が成果物を確認します(5.完了確認)。問題があれば担当者にタスクが戻され、問題ないと判断されるとプロセスは終了します。

上司自身による依頼と、作業してから登録する場合

上司が自分の部下に作業を依頼したい場合には、部下への作業依頼からプロセスを直接スタートすることができます(1.仕事内容の指示)。

また、担当者が自分で作業をした場合や、他の作業で副次的に作られたものなど、依頼によらない成果物が出来た場合は、成果物をシステムに登録するところからプロセスをスタートすることもできます(4.成果物登録)。

プロセスフロー:作業依頼と成果物の管理(すぐ作業する場合にも対応)

その場で作業してしまった方が良いような作業依頼にも対応した業務フローです。

「すぐ作業する」場合を追加

依頼内容によってはいつまでに終わらせるか回答するよりもその場ですぐ処理して成果物を引き渡した方が効率的な場合があります。そのような場合に対応できるように、回答する代わりに成果物を「即納」できるよう修正がされています(2.スケジュールの回答)。

「即納」とした場合、上司の確認をスキップして成果物を登録するタスクに進みます。

まとめ

社内からの部下への作業依頼をうまく管理し、進捗管理だけでなく併せて作業成果物の管理ができる業務プロセスです。

部下への作業依頼を一元的に管理する

上司が作業担当者の部下に作業を依頼し、完了時期の見込みを確認しつつ部下の作業を管理できるプロセスです。上司と部下の間でのやり取りをシステムが管理してくれるだけでなく、手間がかからないように工夫も作り込まれています。

作業を依頼する人は、作業内容と誰に依頼するかを指定するだけで済みます。誰がその人の上司なのか確認する必要はありませんし、依頼者に直接依頼が行ってしまい、上司の管理から外れてしまう心配もありません。システムが自動的に処理してくれます。

上司が自分の部下に作業依頼をする場合には、ショートカットができるようになっています。業務フローを途中からスタートできる機能を備えていることも生かし、「実際に業務を行ってみたら無駄な手間だったこと」を無くす作り込みがされています。

同じように業務の現場の事情にあわせ、他にも無駄だと思えることがあれば作り込みを行い、無駄を無くしてゆくことができるでしょう。

ここでは二つ目のプロセスで、「すぐ終わるタスクは作業時間を回答するまでもなく、すぐ作業して終わらせた方が効率的」という現場の声を踏まえた作り込みがなされています。

このように、現場主導で業務をどんどん作り直せるのがBPMの特徴です。より使いやすい、より効率的な業務を目指して業務改善を続けることができます。

部下の成果物を一元的に管理する

ここでは、作業だけでなく作業成果物も併せて管理しています。

依頼内容と依頼時の経緯、作業成果物を併せて管理することで、上司から見て依頼とその成果物の関係が分かりやすくなります。また、過去の作業結果についてもシステム上で検索すれば併せて確認ができます。

さらに、他の依頼に対する副次的な成果物など、作業依頼にひもづかない成果物も併せてシステムに登録できるようになっています。これにより、依頼にひもづかない場合も含めて部下のアウトプットが総合的に記録されることになります。

部下への作業依頼を一元的に管理できることとあわせて、部下への依頼(インプット)と成果物(アウトプット)が併せて管理される仕組みが実現されています。

上司からの作業指示は無いけれども、部下が成果物を作っていることはよくあります。そのような作業についても一緒に成果として見える仕組みにすれば、評価やコミュニケーションがより良くなることでしょう。柔軟に変更ができるBPMなら、現場からのこのような細やかな配慮も、システムにきちんと仕組みとして作り込み、業務をより良くしてゆくことができます。


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本記事のサンプルは ワークフローサンプル 様の
在宅勤務者のモチベーションは成果記録システムにあり を元にしております。

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