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BPMサンプルフロー 100選

[#75] 休日出勤の「事前申請」を促すための「ごく簡単な工夫」

プロセスフロー:休日出勤の事前申請

休日出勤の際に必要となる、「振替休日申請」の事前申請を受け付けるフローです

休日出勤を申請する

このプロセスは社員の誰でも開始できます。休日出勤する必要が生じた人は、プロセスを起動して休日出勤日と振替休日、および休日出勤する理由を入力して、休日出勤のための事前申請を行います(1. 振替休日申請)。

上司による確認

申請が出されると、申請者の上司に内容を確認してOK/NGの判断をするタスクが割り当てられます(2. 決済)。NGの場合には、申請者にタスクが戻されます。

人事による確認

上司による確認がOKの場合、次に人事が内容を確認してOK/NGの判断をするタスクが割り当てられます(3. 確認)。

NGの場合には、申請者にタスクが戻されます。人事部の部長による確認が必要と判断された場合は、部長に確認を依頼するタスクが割り当てられます(3b. 総務部部長管理)。

人事による確認で問題なければ、休日出勤の申請は承認され、プロセスは終了します。

プロセスフロー:休日出勤の事前申請(事前申請を促す)

同じく、休日出勤の事前申請を受け付けるフローですが、事前申請を促す「簡単」な工夫が付け加えてあります。

申請をするとメールが飛ぶようになった

プロセスは一か所だけ変更されています。休日出勤の申請が出されると(1. 振替休日申請)、申請が出されたことがメールで共有されるようになっています。

まとめ

基本的には業務はごく普通のもので良い。しかし少しだけ工夫ができればありがたい、そのようなニーズにうまく対応した例です。

申請を行ってもらうためのシンプルな一工夫

ここでは、休日出勤をする際の事前申請をBPM上で実現しています。

申請は上司による確認と人事部による確認を経て承認されます。必要に応じて人事部長に確認してもらう仕組みはありますが、基本的な二段階の承認フローを実現したものです。

しかし、事前申請というのはなかなかきちんと行ってもらえないものです。加えて、誰がいつ振替休日を取るのか、社内で情報共有が必要なことがあります。そこで、ちょっとだけ工夫を加えて、申請が出されるとメールが送信されるよう改良されています。

メールが送信されるので誰がいつ休むのか情報共有がなされます、そしてメールが届くことが他の人へのリマインダーとしても機能し「私も申請しなきゃいけない」ことを思い出させるので、事前申請も促されるようになりました。

申請を促す方法や申請忘れに対処する方法は様々にありますが、ここでは、ごくシンプルな方法でひとまず業務改善の成果を上げています。

「シンプルな一工夫」がシンプルにできますか?

「業務改善」と聞くと大変なことにも聞こえます。しかし、ごく簡単なことでも成果を挙げられることがあります。そして、簡単なことしかしていない(コストがかかっていない)なら、改善の費用対効果も大きなものになります。

ここでのポイントは、ちょっとメールを飛ばしたいだけ、というような「簡単な要望」を「簡単かつ迅速にかなえられる」かどうかです。

ごく基本的な承認フローだからとパッケージソフトの付属機能を使っていたとして、このような変更に対応できるでしょうか?また、スクラッチ開発のシステムを使っているなら変更はできますが、何か変えるたびに追加開発が必要となってしまいます。

また、業務において人の要素が強いことは、事前に考えても結果が予測しづらいこともありますし、実際に業務に取り組んでみたところ思わぬことが成果を生むことに気がつくようなこともあります。

今回の例では「申請が出されたらメールを送信する」仕組みですが、素早い情報共有が実現する一方、申請が承認されなかった場合に共有された情報との差異が出てしまいます。「申請が承認されたらメールを送信する」仕組みにすると、情報の差異は発生しませんが、情報共有が遅れてしまいます。どちらがいいか?考えて決めることも出来ますが、考えるよりも試す方が早いこともあります。

ここでメールを送信してみたらどうなるだろう?メールを送信するタイミングを変えてみたらどうだろう?メールの送信先を変えてみたら?ご利用の業務システムでそれをすぐ試せるでしょうか。BPMなら、小さな改善がもたらす意外なチャンスもしっかりと掴むことができます。


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本記事のサンプルは ワークフローサンプル 様の
休日出勤の最大の難関は「事前申請」だと思う を元にしております。

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