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[#70] 人事採用業務を慎重かつ効率的に進める

プロセスフロー:人事採用業務

応募の受け付け:郵送とWebの応募フォーム

人事採用は、郵送による受付とWebの応募フォームからの入力でスタートします。郵送による場合は、受け取った総務の担当者がプロセスを開始して応募情報を入力します(0. 郵送分の入力)。Webの応募フォームからの応募の場合は、自動でプロセスが開始されデータが入力されます。

選考作業:書類での選考

応募があると、応募書類の内容を確認するタスクが人事採用業務のリーダに割り当てられます。リーダは応募内容を確認して合格か不合格かを判断します(1. 書類合否判断)。

次に、合格の場合も不合格の場合も、人事担当者に結果を通知する文書を作成するタスクが割り当てられます(1a. 通知文、および1b. 通知文)、文書が作成されるとメールにて応募者に結果が通知されます。

選考作業:一次面接

書類での選考で合格になった応募者は、一次面接に進みます。メールで合格通知を受けた応募者と面接が行われ、その結果を人事採用業務のリーダが入力します(2. 一次合否判断)。

次に同じく、合格の場合も不合格の場合も、人事担当者に結果を通知する文書を作成するタスクが割り当てられます(2a. 通知文、および2b. 通知文)、文書が作成されるとメールにて応募者に結果が通知されます。

選考作業:二次面接

一次面接で合格になった応募者は、二次面接に進みます。一次面接と同じく、結果を人事採用業務のリーダが入力し(3. 二次合否判断)、人事担当者が結果を通知する文書を作成します(3a. 通知文、および3b. 通知文)。同じくメールで応募者に結果が通知されます。

選考作業:最終面接

二次面接で合格となった応募者は、最終面接に進みます。業務の流れは同じで、リーダが合否結果を入力(4. 最終合否判断)、人事担当者が結果通知文を作成します(4a. 通知文、および4b. 通知文)。

最終面接で合格となった場合、メールで合格が通知され、無事採用が決まったのでプロセスは終了します。

まとめ

人事採用業務では複雑な業務フローはありませんが、多段階の面接と選考を行うなど、人による作業が多く発生します。また、慎重な作業が求められると共に、迅速かつ効率的な対応も求められます。

例えば、不採用通知は、それを受け取る相手の立場に立った丁寧な対応が求められます。このプロセスでは、これまでの選考過程の経緯を画面上で確認しながら、人事担当者が採用・不採用の通知文を作文できるようになっています。

その一方で、Webからの応募の場合は自動でプロセスが開始される点や、書類選考や面接などで担当者に自動でタスクが割り当てられる点、合否判断後はすぐに人事担当者にタスクが割り当てられる点など、迅速かつ効率的な対応にも配慮されています。

また、BPMには現在の業務の状況をリアルタイムに確認できる特徴があります。人事採用業務について、現在どんな人がエントリしているのか、誰が合格通知を出したのか、現在選考中の人は何人いるのか、長期間選考作業が進まないままになっている応募者はいないか、選考作業には平均でどれくらいかかっているのか、など業務全体の状況をリアルタイムで確認することも出来ます。

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