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BPMサンプルフロー 100選

[#54] 入金確認が未処理の注文が「見える化」する、注文受付から製品出荷までの業務フロー

プロセスフロー:注文受付から製品出荷・入金確認までの業務フロー

注文書を受け付け、製品を出荷し、請求書を送付して入金確認を行うまでを管理する業務フローです。

注文を受け付ける

プロセスは注文書を受け取った営業担当者によって手動で開始されます。担当営業は、受け取った注文書の内容を入力(1.注文書受取)し、注文を受けるかどうかも併せて入力します。

注文を受けない場合には、引き続いて担当営業が注文を断る処理をします(9.注文の断り)。

出荷処理

注文を受けると、業務担当者に注文書の内容を確認するタスクが割り当てられます(2.注文書確認)。

注文書の確認が終わると、プロセスは平行して進む二つの流れに分岐します。業務担当者に出荷処理をするタスクが割り当てられ(3a.出荷)、平行して経理担当者に請求書を発行するタスクが割り当てられます(3b.請求書発行)。

入金確認

経理担当者が請求書を発行した後、引き続いて、経理担当者に入金確認をするタスクが割り当てられます(4b.入金確認)。

営業担当者による確認

出荷処理が終わり、入金確認も終わると、再度、営業担当者に注文が処理されたことを確認するタスクが割り当てられます(5.確認)。

営業が確認を終えると、プロセスは終了します。

プロセスフロー:注文受付から製品出荷・入金確認までの業務フロー(入金確認後の出荷)

こちらでは、入金確認後に製品出荷をする業務の流れとなっています。

変更点

注文書を受けた時点では出荷をせず、業務担当者は出荷準備のみ行うようにプロセスが変更されています(3.出荷準備完了)。製品は、入金確認を経てから(4b.入金確認)、出荷されます(4a.出荷)。

まとめ

業務が「見える化」:次のタスクは?残タスクや滞留タスクの状況は?

例えば紙ベースで業務を行っていると、未処理の業務はないのかどうか、あるいは処理がなされず滞留しているのかどうか、わかりにくいことがあります。今回の例ですと、入金確認は今どうなっているのか?本当に全部終わっているのか?はすぐわからず、社内中のあちこちを確認して回らなければならない、というような状況です。

タスクを処理する担当者の立場からすると、自分が処理すべきタスクが今あるのかないのか、本当にタスクは全部終わっているのか、もし残タスクがあるならタスクの一覧は何と何なのか?次に何をすべきか?同じようにすぐには確認できないのではないかと思います。

BPMを導入するとこのあたりの状況が簡単に改善されます。

BPMにログインします。そして「マイタスク」画面を確認すれば、そこに表示されているものが、自分の残タスクの全てになります。五件残っているなら残タスク五件、すべて終わっているなら画面は空です。自分が今すべきことは、すぐに把握できるようになります。

また、未処理のままになっている業務や処理されずに滞留している業務の発見も簡単になります。入金確認が終わっていないタスクは本当にないのか?「4b.入金確認」で止まっているタスクがあれば、それがまだ処理されていないものです。「4b.入金確認」で止まっているタスクがなければ、入金確認は全て終わっていることがすぐにわかります。

各人はタスクの処理に集中できる:業務の流れはシステムが面倒を見てくれる

同じく紙ベースの業務では、例えば営業担当が記入した書類を業務担当に渡し忘れるようなトラブルや、どの書類を誰に渡すのか解らず苦労することもあるでしょう。さらに、業務改善などで業務のやり方を変えるごとに、現場は業務のやり方を覚えなおしたり、処理ミスが発生したりすることもあるでしょう。

BPMならば、「次にだれが何をすべきか」はシステムが面倒を見てくれるので、各人は自身のタスクの処理に集中できます。割り当てられたらマイタスクに表示されるので処理する。必要な入力を行ってボタンを押すと、自動的に次に処理すべき人にタスクが割り当てられます。

業務を変更したくなったらすぐ変更できる

業務の流れはシステムが管理し、各人は自分が処理すべきタスクに集中できるようになることで、業務改善にも取り組みやすくなります。業務の流れを変更しても、各人にそれを覚えてもらう必要はなくなるからです。

従来は出荷してから入金をしてもらっていた。しかしBPMを導入して業務が「見える化」したので、「4b.入金確認」の状況を確認してみると、大半のお客さんは注文後すぐに入金をしている一方で、入金忘れにより滞留しているタスクが予想外に多いことが分かった。

そこで、入金後に出荷するようにしたのが二つ目の業務フローです。

例えば、スクラッチ開発のシステムなら、このようなちょっとした変更でも開発作業が必要になり、期間も時間もかかります。BPMならGUIだけで変更ができるので現場主導ですぐに変更ができます。また、変更後に変わる業務の流れについてもシステムが管理してくれるので、業務担当者に余分な負担はかかりません。

取り組みやすく成果も出やすい業務改善

業務をIT化する、業務改善を行う、これらは大掛かりで手間のかかる取り組みのイメージがあるかもしれません。

しかしBPMなら、簡単な業務は簡単にIT化することができ、日常的な簡単な業務をBPM化するだけでもすぐにメリットを体感できます。そしてさらに、業務改善も日々の気づきから簡単に行えるようになり、小さな改善を日々積み上げることもできるようになります。


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本記事のサンプルは ワークフローサンプル 様の
ちゃんと入金されてるか、可視化するワークフロー を元にしております。

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