BPMサンプルフロー100選 | HOME | アプレッソ

今すぐ使える!
BPMサンプルフロー 100選

[#52] 二か月後の入金消し込み作業を見落とさない請求書発行フロー

プロセスフロー:請求書発行~入金確認

請求書の発行依頼を受け付けて発行し、二か月後の入金期限に入金確認を行うプロセスフローです。

請求書の発行依頼

このプロセスでは請求書発行が三通りの方法で行えるようになっています。

まず、請求書が必要になった人が手動で申請する場合があります。このプロセスは社員ならだれでも開始できます。請求書の発行が必要になった人は、プロセスを手動で起動、依頼事項を画面で入力します(0. 請求書の発行依頼を行う)。

次に、経理担当者が請求書を発行する場合です。この場合、経理担当が自分で請求書発行を開始します(経理レーンの「開始」)。

また、外部から自動呼出しで請求書を発行することもできます(HTTP経由での「検収プロセス」)。

請求書発行

発行依頼があると、経理担当者に請求書発行のタスクが割り当てられます(1. 請求書を発行する)。

経理担当者は内容を確認、発行する必要の無い依頼ならば依頼を破棄します(「破棄」)。そうでないならば、必要事項を画面上で入力します。

PDF送付が必要と入力した場合は、自動的にPDFが電子メールで送付されます。

入金確認

請求書の発行処理が終わった後、入金期限までプロセスは待ち状態になります。そして、入金確認のタイミングになったところで、自動的に経理担当者に確認のタスクが割り当てられます(2. 口座入金を確認する)。経理担当者の確認作業後、プロセスは終了します。

まとめ

企業同士の取引において請求書の発行はつきものですが、手間のかかることでもあります。請求書が必要になった人が経理部門に依頼して発行してもらわないといけませんし、依頼は様々な人から様々な経路でやってくるので、どれがいつどのように処理され、何が未処理なのかよく分らなくなってしまうこともあります。

そして、何より厄介なのが入金消込(請求書に対する振込がなされたかの確認)です。請求書に対する振込が全てなされたのか、漏れや抜けが無いように確認をしなければなりません。

このプロセスでは、請求書発行の三つの依頼経路が一つにまとまっています。誰からどのような依頼があり、どのように処理されたかきちんと一元的に記録に残ります。さらに、厄介な入金消込(請求書に対する振込がなされたか確認する事務処理)についても、処理の状況が簡単かつ明瞭に確認できます。

確認しやすくなっていれば、依頼者が「どうなっているか」を確認しやすいだけでなく、経営者がキャッシュの状況を理解したり、入金遅延が無いか確認することもできるようになります。

タスク化を遅らせる工夫と、それを柔軟に実現できる仕組み

またこのプロセスでは、経理担当者の作業を現実的に軽減する工夫として、入金期日までシステム側で確認タスクの発生を遅らせる工夫がなされています。

請求書を発行してすぐに確認タスクになってしまうと、経理担当者のマイタスク(処理待ちの担当タスク)の画面が入金確認タスクで溢れかえってしまいます。実務上、大半の取引では入金は期限日の間近に行われることが多いので、そうなると画面は「今は処理できないタスク」がほとんど(だが処理すべきタスクも混ざっている)という厄介なことになります。

そこで、期日まで待つ機能が追加されており、入金期限になってから経理担当者に確認をしてもらう工夫がされています。画面上に本当に必要な確認だけが表示されることで照合作業の負荷を減らし、想定外の振込人名や、複数請求の一括振込など、解りにくい振込があった場合にも見落としを減らす効果も期待できます。

また、期日まで待つ機能は「タイマー」により、アイコン一つを配置して設定するだけで実現できています。業務をIT化してみた、同じような現象が発生した、そういうことは他の業務でもあるはずです。通常のスクラッチ開発によるIT化なら、画面上に溢れかえるタスクの解消は容易ではありませんが、BPMなら「じゃあこの場合はこの条件でタイマーを使ってタスク化を遅らせよう」とすぐに業務を改善できます。

by-sa.png
This work is licensed under a Creative Commons Attribution-ShareAlike 3.0 License

本記事のサンプルは ワークフローサンプル様の
入金期限は2か月先、でも消し込みタスクは忘れない を元にしております。

今すぐ使えるBPMサンプルフローはこちら

ダウンロード&インポートで、記事で紹介したプロセスフローをすぐに利用できます。

ページトップ