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[#51] 紙の請求書、電子データの請求書が混在する請求業務をすっきりと運用する

プロセスフロー:請求業務

経理担当者がExcelで請求書を作成、請求書の内容確認を経て、送付形態にあわせて総務が請求書を送付、経理担当者が入金確認をするプロセスフローです。

請求書の作成とチェック作業

最初に経理担当者が請求書をExcelで作成します。プロセスを開始して、作成したExcelファイルをシステムに登録します(1. 請求書のExcelデータを作成する)。

請求の内容に応じてシステムが自動で判断を行い、必要な場合は請求書の内容の確認が行われます。まず、経理リーダによる請求書の確認が行われ(2. 請求書のExcelデータをチェックする)、問題があれば差し戻されて再入力が行われます(1x. 請求書データを再入力する)。また、必要に応じて営業マンにも確認を依頼します(3. 請求書のExcelデータをチェックする)。

請求書の送付

チェックが終わったExcelファイルの請求書は送付形式に従って送付処理が行われます。

Excelファイルのまま送付する場合(電子データの送付だけで良い場合)はシステムが自動的に電子メールで送付します。

電子データの送付で良いが押印が必要な場合には総務で手作業にて印刷して押印しPDFを作成するタスクが割り当てられます(4. 請求書を印刷押印しPDF化する)。作成されたPDFファイルはシステムが電子メールで送付します。

紙での送付が必要な場合には、経理にタスクが割り当てられ、請求書を紙に印刷し押印して郵送するタスクが割り当てられます(4. 請求書を印刷押印封入して投函する)。

入金確認

送付が完了すると、入金確認タスクが再度経理に割り当てられます(5. 入金を確認する)。入金が確認できるとプロセスは終了します。

補足:ドキュメントの処理をさらに自動化

PDFの作成処理や、さらにはExcelファイルの作成も自動処理することができます。

PDFの自動生成:

このプロセスでは経理担当者が手作業でPDFを作成して送付していますが、PDFの作成処理を自動化することも出来ます。

Excelファイルの自動作成:

このプロセスではまずExcelファイルを手作業で作ってExcelファイルを中心に業務を進めていますが、各項目のデータをシステムに直接入力する形としてExcelで業務を回すことを止め、Excelファイルが必要な場合にはDataSpider Servistaと連携することで自動作成させることもできます。

まとめ

業務のIT化が進み、業務で扱う紙の書類も電子データへと変わりつつあります。しかし、請求書に関しては紙での郵送とする決まりとなっている会社もまだ多く、その一方で、処理の手間がかかる紙の書類を歓迎しない会社もあり、紙と電子データが混在しているのが現状です。

このプロセスでは、経理担当者は送付の形態がいずれであっても、同じ方法で請求書を作成し、内容の確認を行い、入金確認をすることができます。一方で、総務担当者は作業が必要な場合のみ作業が割りあてられ、総務担当者の側で請求書ごとの判断も不要になります。

進捗の管理や完了の確認も一元的にできます。例えば、電子データなら経理担当者が自分で送付し、紙の場合は総務にお願いをした場合、経理部門と総務部門の間で請求書が迷子になる可能性もあります。しかし、このシステム上で請求書作成から入金確認まで一元的に管理されていれば、請求書処理は現在どうなっているのかリアルタイムで確認ができ、また処理漏れの有無も一目瞭然に確認ができます。

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本記事のサンプルは ワークフローサンプル様の
紙の請求書郵送を卒業するためのワークフロー を元にしております。

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