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BPMサンプルフロー 100選

[#50] 請求書発行業務を自動化、データ入力も業務ルールにあわせて自動化して効率化

プロセスフロー:請求書発行業務

請求書の発行を申請

請求書の発行が必要になった場合、プロセスを開始し、請求情報を入力し申請を行います。この申請はBPM上で全社員の誰でも行うことができます。

請求情報の承認作業

申請が行われると、自動的に内容の確認と承認作業の依頼が経理部門のリーダに割り当てられます。経理部門のリーダは内容を確認し、申請の承認ないしは却下をします。承認されれば引き続いて請求書の発行作業が行われ、却下された場合は自動的に担当者に差し戻されます。

請求書の発行作業

申請が承認されると、PDFの請求書が自動的に生成されます。経理担当者の作業は、PDFを印刷し押印して郵送する作業だけで済みます。

ここで自動生成する請求書の体裁は柔軟に設定することができます。PDFで請求書の雛形を作り、決済情報の入力項目のそれぞれをPDFのどこに流し込むかを設定することで、請求書の体裁を設定することができます。

まとめ

以上のとおり、請求書発行業務を自動化することができました。また、このプロセスには他にも様々な業務効率化の工夫がなされています。

例えば、請求書の発行申請画面では入力の手間を減らす自動入力機能が設定されています。申請が行われた日を基準に「月末締め翌月末払い」のルールで発行日が自動設定され、請求先へのメッセージに入金期限日を知らせる内容も自動で挿入されます。

例えば申請を8月27日に行った場合、発行日として「8月31日」が自動入力され、請求先のメッセージの入力欄には「入金期限は9月30日です」と自動で入力がなされます。ルール通りで済むお客さんなら、日付関係の入力の手間を省くことができます。

また、経理リーダによる決済では決済日時が自動的に記録されるようになっており、バックデート(過去に日付を遡っての発行)を簡単に検索できるようになっています。不正を防止し、監査にも対応しやすくなっています。

BPMでは業務が自動化できるだけでなく、このような様々な工夫も細かく設定し、さらには必要に応じて設定内容を変更することができます。

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本記事のサンプルは ワークフローサンプル様の
請求書PDF作成を自動化、データ入力もトコトン省力化 を元にしております。

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