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BPMサンプルフロー 100選

[#41] レビューを依頼する範囲を指定できるドキュメントレビュー

プロセスフロー:ドキュメントレビュー

レビューを依頼する担当者の範囲を指定できるドキュメントレビューのプロセスフローです。

レビュー依頼

このプロセスは社員の誰でも開始することができます。ドキュメントをレビューしてもらいたい人は依頼するドキュメントをアップロードしてプロセスを開始します。その際にレビューを依頼する範囲を「チーム全体」「部署全体」で指定することができます。

レビュー作業

「チーム全体」が指定された場合にはチーム全体に(2a. 感想入力)、「部署全体」が指定された場合には部署全体に(2b. 感想入力)対してレビューが依頼されます。

また、レビューコメントをつけてタスクの終了ボタンを押しても、依頼者が「終了フラグ」にチェックをつけるまでは「チーム全体」ないしは「部署全体」に対して繰り返しレビューが依頼されるようになっています。

レビューコメントに対応

レビュー依頼がなされる(「2a. 感想入力」ないしは「2b. 感想入力」)のと並行して、並行ゲートウェイによりレビューコメントに対応するタスクが依頼者に割り当てられます(2x. 感想対応/終了判断)。

レビューの依頼は、こちらのタスクでレビュー依頼者が「終了フラグ」にチェックをつけるまで繰り返されます。

レビューコメントを反映する

レビューコメントが終了したので、依頼者はコメントをドキュメントに反映し(3 . 感想反映)、プロセスは終了します。

プロセスフロー:ドキュメントレビュー(メール送信付き)

上記のプロセスにレビューコメントをチーム内にメール送信する機能を追加したプロセスです。

メール送信

レビューコメントがつくと(「2a. 感想入力」ないしは「2b. 感想入力」)、コメント内容がメールで送信され共有される仕組みが追加されています。レビューでの議論が活性化することを狙った変更です。

まとめ

このプロセスはドキュメントのレビュー依頼のプロセスですが、いくつか特徴的なプロセスになっているところがポイントです。

例えば、依頼者が終了を判断するまではレビューは続き、依頼者が終了を判断すると終了するルールになっていること。また、レビューを依頼する範囲を指定できることです。また、二つ目のプロセスでは、コメントをするたびにメールが送信されるようにもなっています。

ドキュメントレビューがどう行われるかは、組織や部署によって異なります。業務プロセスも、そのようなそれぞれの組織の事情に合わせて柔軟に実現される方がより良いでしょう。ここでは、依頼者がレビューの終了を判断するルールや、ドキュメントの内容によってレビュー依頼範囲を変えた方が良い現場の事情が、業務プロセスに柔軟に作り込まれています。つまりこのプロセスはこの部署の「現在」の事情に合わせてカスタマイズされたレビュープロセスということになります。

必要であれば、さらに業務を作り替えることもできるでしょう。BPMならばこのように、現場のニーズに合わせて業務プロセスを作り直すことができます。

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本記事のサンプルは ワークフローサンプル様の
チームでレビュー?部署全体でレビュー? を元にしております。

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