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BPMサンプルフロー 100選

[#40] 業務プロセスを提案し設計する業務
(社内でのBPMの活用展開や、BPO受託会社でのBPM活用にも)

プロセスフロー:業務プロセスを提案設計する業務

外部に業務プロセス設計業務を営業、営業担当によるヒアリングから仮プロセスを顧客に提案、受注できた場合には正式に業務プロセス設計を行う業務をBPM化したものです。

営業による仮ヒアリング

営業担当が外部に対し業務プロセス設計業務を売り込みます。興味を持っていただいたお客さんに対し、営業は仮のヒアリングを実施し、その結果をBPMに入力します。

仮プロセス作成と顧客提案

営業が仮ヒアリング結果を入力すると、BPMによりコンサルリーダーにタスクが割り当てられます。コンサルリーダーは仮ヒアリング結果を確認、解らないことがある場合はタスクを営業に差し戻し不明点について質問に答えてもらいます。

コンサルリーダーは仮ヒアリングの内容を確認すると、仮プロセス作成を担当するコンサルを割り当てます。BPMにより担当コンサルに作成タスクが割り当てられ、担当コンサルは仮プロセスの作成作業に取り掛かります。

営業による顧客提案と受注失注

仮プロセスができると営業にタスクが割り当てられます。営業は仮プロセスの内容を確認、作成作業をやり直してほしい場合にはコンサルに差し戻します。ひとまず内容に問題が無い場合には、仮プロセスを顧客に提案します。

顧客からの返答があると、営業は結果(受注ないしは失注)をBPMに登録します。登録すると、結果はメールで通知され共有されます。失注の場合は引き続いてコンサルリーダーにタスクが割り当てられ、コンサルリーダーは失注についてコメントを行い、そこでプロセスは終了となります。受注の場合は、仮プロセスを作成した担当者に正式の業務プロセス作成作業のタスクが割り当てられます。

業務プロセスを作成する作業

担当のコンサルは、まず顧客に正式のヒアリングを実施します。ヒアリングの結果から業務プロセスを正式に作成、顧客に業務プロセスをレビューしてもらい、必要に応じて業務プロセスの修正作業も繰り返し行います。

作成作業が終わると顧客に業務プロセスを試してもらいます。最後にコンサルリーダーと営業に業務プロセスの作成が完了したことが伝えられ、プロセスは終了します。

まとめ

このプロセスは、営業活動を行って業務プロセス設計業務を売っている組織で使えるだけではありません。

まず、業務の外部委託を引き受けている企業、つまり「BPO」(ビジネスプロセス・アウトソーシング)を請け負っている企業が、BPMを利用して効率的に業務委託を引き受ける手段として使えます。

BPOとは、総務・経理・人事・福利厚生・コンタクトセンターなど、その組織にとってコアではない業務などを外部に委託することを言います。BPOでは、業務を外部の組織に依頼しますので、どういう業務をどういう風にして依頼するかきちんと決めておかないと上手く行かないことがあります。このためBPOにおいて、まずBPMにより業務を明確化し、失敗しないようにしてから業務委託を引き受ける取り組みがあります。

BPOだけでなく、組織内でのBPMの導入や活用においても、このプロセスが役に立つことがあります。ある部署にBPMに詳しい人がおり、その人が全社的にBPM化のアドバイスやプロセス作成を引き受ける場合、このプロセスを用いることで、BPMの導入と展開がよりうまく進むはずです。

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本記事のサンプルは ワークフローサンプル様の
BPO受託会社向け、業務フローを設計する業務フロー?! を元にしております。

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