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BPMサンプルフロー 100選

[#27] 自社の業務の進め方を過不足なく実現した営業案件管理

プロセスフロー:自社の業務の進め方にあわせた営業案件管理の業務フロー

自社の業務の進め方にあわせた、営業案件管理の業務フローです。

営業案件の発生

営業案件は、資料請求により、社内の誰かに引き合いが来ることにより、および他の業務システムから案件発生が通知されることにより発生します。

資料請求の場合は、資料請求に伴い外部システムからプロセスが自動で起動し、事務担当者に対応する必要のある問い合わせかどうか内容を確認するタスクが割り当てられます(1a.資料請求対応)。

社内の誰かに引き合いが来た場合には、該当者がプロセスを手動で起動。引き合いが来たことを入力します(1b.引合情報入力)。

他の業務システムから案件発生が通知される場合には、外部システムからプロセスが自動で起動されます。

担当営業の割り当て

営業案件が発生すると、アサインチームが、内容を確認して担当営業を割り当てます(2.担当者アサイン)。ないしは、担当営業の割り当てが必要ない場合には、プロセスは終了します。

営業による対応

担当営業により、案件対応が行われます。

ここでは、各案件を進捗状況に応じて「アプローチ」「提案」「契約交渉」に区分して、管理する業務のルールになっています。

まず割り当てられた案件は「アプローチ」として担当営業に割り当てられます(3.アプローチ)。案件対応が進むと、案件の状態が「提案」(4.提案)さらには「契約交渉」(5.契約交渉)へと変わったことを登録します。

「契約交渉」に至るまでの途中で案件対応を止める判断した場合には、そこでプロセスは終了します。

また、案件の状態が変わるごとに設定した内容と形式で電子メールが自動的に送信されるようになっており、営業全体で案件状況について情報共有が図られます。

最終結果登録

「契約交渉」に至った営業案件については、最終的にその結果がどうだったかを入力します(6.受注失注確認)。結果報告が終わるとプロセスは終了します。

まとめ

社内での業務の進め方を過不足なく実現した、営業案件管理の業務フローです。

業務の必要を過不足なく実現する

業務パッケージを導入する場合、自社のやり方とはどうしても一致しない部分が出てきてしまいがちです。業務の進め方が異なるだけではなく、機能が不十分な点があったり、機能が多すぎて使いにくいといったことも起こります。導入を機会に業務を変えて合わせることができれば良いのでしょうが、出来なければ使われないITシステムが出来上がってしまうこともあります。

一方で自社のやり方にあわせた業務システムをスクラッチ開発すると、予算も期間もかかってしまいがちです。そして、完成後に問題点に気が付いてシステムを修正したい場合や、業務改善のために業務のやり方を変えたいと思っても、スクラッチ開発ですから、変更するためには、また予算と期間をかけて追加開発をしなければなりません。

BPMならば、自分たちにあわせた業務を過不足なく作り込むことができます。作ってみて実際の業務で使いづらければ、現場主導で柔軟かつ迅速に変更することができます。システムの方を自分たちのやり方にあわせることができます。

営業の進め方と業務改善

この業務フローでは、営業案件を三段階に分けて管理しています。引き合いや資料請求など営業案件として見込みがあった場合にはまず「アプローチ」として管理して、案件化に努めます。そして、案件に近くなった場合は、引き続いて顧客に対して提案活動を行います。提案活動が終わり、成約できた場合には顧客との「契約交渉」に移ります。

ノウハウを反映した案件化プロセスで営業案件の管理が徹底できるだけでなく、集計機能を使うことで社内全体での状況、いわゆる営業案件のパイプラインを把握することができます。例えば「アプローチ」状態のものが何件あり「提案」状態のものが何件あるかなどをリアルタイムに確認することもできます。過去の結果についても同様に確認ができます。

今の状況が見えるようになれば、例えば「アプローチ」状態のものが足りないので増やすべきだという判断や、過去のデータを確認すると「提案」での負けが多いので、提案を強化するように営業の研修を強化しよう、というような判断もできるようになります。

BPMならば業務を柔軟かつ迅速に改善することができますから、必要であればさらに工夫したノウハウを案件化プロセスに反映して対応することもできます。例えば、提案を行う前に必ず技術部隊に支援と助言を求める仕組みに変えたい、というような改善要望も現場主導で素早く実現することができます。


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本記事のサンプルは ワークフローサンプル 様の
体育会系セールスには、体育会系の業務フローを? を元にしております。

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