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BPMサンプルフロー 100選

[#25] 必要なだけ助言とレビューが受けられる提案書作成ワークフロー

プロセスフロー:提案書のレビューと提出

営業が提案書を作成するフローです。必ず誰かがレビューする決まりで、提案書への顧客の反応を記録し、担当役員も提案書を評価します。

提案書の草稿を作成

営業は提案書を作成した後、プロセスを開始します。提案書を添付して、提案先の企業名など必要事項を入力します(1. 草稿登録)。

レビューする

提案書は他の営業がレビューします(2.草稿レビュー)。レビュー結果が提案書を書いた営業に戻され、提案書を修正して再度レビューをお願いするか、あるいは提案書を完成版にします(3. 最終原稿登録)。

顧客に提案する

顧客に提案を行った後、顧客の反応がどうだったかを登録します(4. 顧客の反応記録)。

担当役員による評価

提案先企業の会社規模が1000名以下の場合はプロセスは終了します。1000名を超えている場合は、営業担当役員による、提案書の内容の評価が行われます(5. 提案書品質の評価)。

およびSNS機能でのレビュー

また併せて、SNS機能でも提案書の内容についてやり取りを進めることが可能です。多くのメンバーで相談しながらレビューを進めることも出来ます。

まとめ

顧客への提案書は、それぞれの営業がそれぞれで作成するしか無いとしても、同僚の助言が必要な場合は助言を受けられるなどチームとしての取り組みも生かしたい。また、提案書は現場の営業に任せているとは言っても、役員が営業がどんな提案をしているのか全く分からないのも困る。かといって、提案書作成に手間のかかる決まりを作って営業を煩わせたくない。

このプロセスは、営業には大きな手間をかけずに、提案書は必ず一回はレビューを受けることや、必要に応じて助言を受けやすい環境を整備、あわせて提案書の作成状況や提案状況を記録・可視化、重要な提案書については役員が忘れずに目を通すようにしたものです。

提案書は必ず他の営業の誰かに目を通してもらわないといけませんが、ひとまずはそれだけでもOKです。助言が必要な場合には繰り返し資料を修正して助言を得ることも出来ますし、併せてSNS機能で相談したいことをみんなで議論することもできます。さらに、助言をする側も助言できる範囲で対応しやすくなっています。

提案書の作成状況や提案状況はシステム上に残るので、役員は提案書の状況を確認できるようになります。さらに、重要な案件だけフィルタして、忘れずにチェックを出来るようにしています。ここでは会社規模が1000名以上のものを重要な案件としていますが、これも状況にあわせて変更することができます。

決まりを作るメリットと作らないメリットがあります、それを状況にあわせてうまく調整したものがこのプロセスです。助言が欲しいときにはしっかりもらえる、手伝える人は助言できる、自主性も生かした仕組みです。さらに、業務をすぐに変更できるBPMですから、現場の必要性に応じて、決まりを増やしたり減らしたりして、さらに調整を続けて使いやすい業務を実現してゆくこともできます。

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本記事のサンプルは ワークフローサンプル 様の 社内SNS機能で助言が飛び交う提案書作成ワークフロー を元にしております。

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