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[#19] 入金確認業務を自動化・効率化、さらには二人体制への業務体制の変更もすぐに実現

プロセスフロー:入金チェック業務

Webフォームからの申し込み

このプロセスはWebフォームからの申し込みにより自動で開始します。まず、申込内容を自動確認し、「当日支払予定者」なら、登録完了通知メールを送信し、人が処理をすることなく自動処理のままプロセスは終了します。「事前振込予定者」の場合は、入金案内通知メールを自動送信した後、人による確認作業に引き継ぎます。

入金確認

事前振込の場合は、会計担当者に自動的に「1. 入金確認(一週間)」のタスクが割り当てられます。会計担当者は入金確認をします。入金が確認できた場合には、入金のお礼メールが送信されます。未入金だった場合には、会計担当者に再度「2. 督促判断」のタスクが割り当てられます。

入金督促

会計担当者は繰り返し督促メールを送信できます。入金が確認できた場合は同じく、お礼メールが送付され、プロセスは終了します。

プロセスフロー:入金チェック業務(督促対応を分離)

入金チェック業務のうち、督促対応を分離して別の担当者が対応するようにしたものです。

入金確認と督促

業務の流れそのものには変更点はありませんが、「1. 入金確認(一週間)」と「2. 督促判断」で担当者を分離したものです。これにより、担当者をわけて、分担して業務を担当できるようになりました。

まとめ

このプロセスでは入金確認業務の自動化と効率化を行い、さらには業務の状況に応じて業務の流れを作り直し、担当を二人体制に変更した例です。

このような業務を行う場合、Webフォームから飛んでくるメールを担当者が手動で確認し、メールの本文から申し込みの内容を手作業でExcelの管理帳に張り付け、入金確認や手作業でのメール送信が行われていることも多いのではないでしょうか。

まず、自動処理できる場合(当日支払の場合)には人が作業をする必要は無くなっています。また、入金待ちの状態と督促中の状態がシステムによって管理され、担当者のタスクとしてハッキリと認識されるようになります。督促忘れや漏れなどのうっかりミスも防げるようになり、業務が効率化されています。

二つ目のプロセスでは、担当を二人体制に変更しています。例えば、Webからの申し込みが多くなり、入金確認の業務量が多くなってしまったので、手がかかっていた督促業務を別の担当者が行うよう業務を作り直したケースです。

手作業とExcelで作業を行っているような場合、担当を増やしても担当者間での業務の連携で問題が起こったりすることがあります。システムがタスクを管理しているので、担当者間の連携もシステム側が面倒を見てくれます。また、手組みのWebシステムとしてこの業務を作りこんでいた場合、担当者を二人にするにはシステム改修が必要になり予算も期間も必要です。しかし、DataSpider BPMならば、ちょっと修正するだけで簡単に対応が出来てしまいます。

会社が成長する、その時に現場は業務拡大に対応できるでしょうか。対応は業務の自動化や効率化だけではありません。業務体制やプロセスそのものを素早く変更できることも、チャンスをつかむ大きな強みになるはずです。

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本記事のサンプルは ワークフローサンプル様の
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