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[#13] 「素早さ」と「正確さ」が両立したメールマガジン原稿作成業務

プロセスフロー:メールマガジン原稿作成業務

メールマガジン原稿作成を各担当者が分担して行う業務です。メールマガジンを頻繁に発行するため原稿作成を効率的に繰り返し行う必要があり、BPMによって原稿作成業務を効率的に実現・管理した例です。

原稿作成開始(企画概要作成)

プロセスは「企画者:プロデューサ」がメールマガジンの企画概要を決めるところからスタートします。プロセスは、メールマガジンの定期刊行日の前日である月水金の朝8時に自動開始される場合と、その都度発行するためにプロデューサによって手動開始される場合があります。

プロデューサは午前10時までに、このメールマガジンで購読者に何を伝えるかを考え、「企画概要」としてまとめます(1. 規格概要 [10時])。企画概要ができるとその内容が電子メールで社内の関係者に告知されます。

企画詳細を作成

企画概要ができると、原稿の雛形が自動生成され、「ディレクター」に企画の詳細を作成するタスクが割り当てられます(2. 企画詳細 [13時])。ディレクターは13時までに企画詳細をまとめます。

原稿作成作業の自動割り当て

企画詳細がまとめられると、内容に応じて担当者にタスクが割り当てられます。「ライター」に文章を作成するタスクが(3a. 原稿文作成 [15時])、イラストが必要な場合には「イラストレータ」に(3b. イラスト作成 [15時])、写真が必要な場合には「フォトグラファー」に(3c. 写真画像作成 [15時])タスクが割り当てられます。

原稿作成と確認作業

担当者が原稿を作成すると、ディレクターにその内容を確認するタスクが割り当てられます(4a. 原稿文確認 [16時]、4b. イラスト確認 16時] 、 4c. 写真画像確認 [16時])。内容を確認してNGなら担当者に作業が差し戻されます。

全ての確認作業がOKとなると、最終原稿が自動生成されます(4. 原稿完成報告 [17時])。

最終確認と配信予約

最終原稿ができると、最初に原稿作成を指示したプロデューサに最終原稿がレビューを行うタスクが割り当てられます(5. レビュー&投稿予約)。その後、最終原稿を配信システムに配信予約設定し、プロセスは終了します。

まとめ

メールマガジンは「売上に直結するマーケティングツール」「アクセスを大きく左右する誘導ツール」として現在でも事業にとって重要な役割を果たすメディアです。

メールマガジンでは「旬な情報をタイムリー」に配信する素早さ、それと同時に「正確さ」も求められます。さらにここでは、月間20本程度のメールマガジンの発行業務を想定しており、複数の担当者が協力しつつ、日々発生する原稿作成業務を効率的にこなす必要もあります。

そこで、このサンプルではBPMによりこれらニーズを満たす業務を実現しています。

まず、作業の自動化と効率化により「素早さ」を実現しています。例えば、提携部分や発行日の記入など原稿作成作業そのものの自動化や、社内への共有作業の自動化、原稿の内容に応じた各担当者への割り当て作業が自動で行われ、執筆に関する人と人のやり取りもBPM上でスムーズに行うことができます。

「正確さ」についても、BPM上にて担当者間で原稿の内容確認をしっかりと行えるようになっている他、定期発行の前日にはプロセスが自動開始され、指定した締切時刻になってもタスクが完了していない場合は自動通知されるなど、作業忘れや作業の遅れを防ぐ仕組みも実現しています。

業務に「素早さ」と「正確さ」の両立が求められているならば、ぜひBPMの活用を考えてみてください。

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本記事のサンプルは ワークフローサンプル様の
「日付入り雛形」が準備されるメルマガ原稿作成フロー を元にしております。

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