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[#11] プレスリリース配信の関連業務をBPM化し効率化する

プロセスフロー:プレスリリース配信業務

プレスリリース配信の関連業務をBPM化した例です。

プレスリリース原稿を作成した後の様々な業務‐例えば、役員など関係者への通知、プレスリリース配信代行サービスへの原稿の登録、自社サイトへの掲載‐など関連する様々な業務が、BPM上で自動的に処理されるようにします。

プレス配信文登録

プレスリリースとして配信する原稿が作成されると、広報リーダはBPM上でプロセスを開始し、配信内容をシステムに登録します。すると、プレスリリースに関する様々な関連業務が、BPM上で管理され処理されます。

配信会社通知

配信する原稿が登録されると自動的に関係者へ通知されます。具体的には役員宛にメールで通知されます。次に広報担当者に対し、原稿をプレスリリース配信代行会社に登録するタスクが割り振られます。

広報担当者はプレスリリース配信代行各社の配信システムに対し、それぞれのシステムのフォーマットにあわせて配信する原稿を登録し、BPMで作業完了を入力します。

最終原稿確認

配信代行各社に原稿が登録されると、必要に応じて広報リーダに登録結果を確認するタスクが割り振られます。広報リーダは、配信代行各社それぞれのシステム上で、原稿が適切に登録されているかどうかを確認します。

自社サイト登録

自社サイトの担当者(情シス)に、プレスリリースを自社サーバにアップして公開するタスクが割り振られます。

プロセスフロー:プレスリリースの効果測定作業を追加する

以上により、プレスリリース原稿作成後の様々なタスクが自動化されました。その結果、業務効率が向上し、さらには作業漏れもなくなりました。

引き続いてさらに業務改善を行うことにします。プレスリリース後の効果測定作業もプロセスフローに組み込み、プレスリリース関連業務として自動処理されるようにしましょう。

効果追記

プレスリリースの公開作業(配信代行会社への原稿の登録および自社サイトでの公開)が済むと、広報担当者に効果測定のタスクが割り振られるようタスクが追加されています。これにより、効果測定作業を忘れることもなくなりました。

まとめ

作業そのものではなく作業の後に付随する作業が沢山あるため、その実施と管理に手間がかかることがあります。そのような場合に、付随する作業をBPM化し、様々な作業が自動的に管理されて処理されるようにできます。

さらに、業務を回しながら気がついたことをプロセスフローに取りこみ、業務の改善を日々進めることもできます。

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本記事のサンプルは ワークフローサンプル様の
プレスリリース配信後の掲載調査フロー  を元にしております。

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