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[#01] メールでの作業依頼の代わりに使える汎用プロセス

プロセスフロー:メールでの作業依頼の代わりをする

メールで行われる作業依頼の代わりに使える、作業依頼用の汎用プロセスです。

作業を依頼する

他の人に作業を依頼したい場合に、このプロセスを開始し、誰にどういう作業を依頼するか入力します(1. 作業を依頼する)。依頼したタスクの状態変化があるたびにメール通知が欲しい場合はメールアドレスも入力します。

作業依頼に対応する

作業依頼が作成されると、作業の依頼相手にタスクが割り当てられます(2. 作業を完了させる(差戻/他者に割当))。依頼を受けた人は、作業をおこなって依頼作業の終了報告を行うか、依頼者に差し戻しをするか、他の人に作業を再依頼します。
差戻しがされた場合は依頼者にタスクが割り当てられます(1x. 依頼差戻に対応する)。
再依頼が行われた場合は、再度、作業の依頼相手にタスクが割り当てられます。

作業完了の確認

作業完了の報告がされた後、依頼者が依頼した通りに作業が完了しているか確認します(3. 作業完了を確認する)。問題なければプロセスは終了、問題があれば、依頼者にタスクが再度戻されます。

まとめ

業務プロセスが十分にIT化、ないしはBPM化されていたとしても、業務システム上に作ってある業務プロセス以外にも、他の人への作業依頼はどうしても生じます。ちょっとこの作業をお願いしたい、そういう場合、口頭やメールでの依頼になりがちではないでしょうか。

しかしメールでの依頼はBPMでのタスクと比べしっかり管理されず、業務の見える化も十分にはなされません。今残っているタスクの一覧は?過去にどのような依頼があり、どのように処理されたか?BPMならしっかりと確認できますが、メールでは調べるだけでも一苦労になります。そこで、そのような様々な依頼もBPM上で管理できるようにしたのがこのプロセスです。

システム化されていない様々な業務もBPM上で記録に残って見えるようになれば、社内でどのような業務がなされているか分析できるようになります。例えば、繰り返し行われている作業が見つかるなど、システム化すると業務効率が改善できることが見つかるかもしれません。

このようにBPMは、定型の業務を作り込んで効率化するだけでなく、それ以外の業務の改善にも併せて活用することができます。日常の様々なタスクや、事前に業務プロセスが解らないような(一見)不定形な業務にもBPMを活用いただければと思います。

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本記事のサンプルは ワークフローサンプル様の
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